1- تجهيز ملف الإرشاد الأكاديمي للطالب:
على كل مرشد أن يجهز ملف لكل طالب من طلابه ويسجل عليه اسم الطالب وشعبته ورقمه الأكاديمي ويزود المرشد الأكاديمي الملف بالأوراق اللازمة باستمرار. وأهم محتويات الملف هي:
·نسخه من بيانات الطالب الشخصية.
·نسخة من جدول تسجيل الطالب للفصل الدراسي.
·كشف لمتابعة سير الطالب الدراسي.
·نسخة من السجل التراكمي للطالب.
·نسخة من أوراق الحذف والإضافة للمقررات الدراسية للطالب.
·ـ نسخة من أي قرار يُتخــذ بحق الطالب.

2- إعداد إحصائية احتياج الطالب من المقررات الدراسية:
· أن يحصل المرشد على موعد التسجيل المبدئي من مكتب التسجيل.
· يُعد نموذجا إحصائيا لحصر احتياج الطالب من المقررات الدراسية.
· يجتمع بطلابه ويحدد معهم الاحتياج وفقا لخططهم الدراسية.
· يملأ نموذج الاحتياج ويرسله لمكتب التسجيل.

3- الإشراف على عملية الحذف والإضافة:
· يُناقش المرشد طلابه في أسباب الحذف ويتعرف على مبرراته.
· يُوجه الطالب لتعويض المقرر المحذوف بإضافة مقرر آخر.
· يُوزع بطاقات الحذف والإضافة على الطلاب الراغبين في ذلك .
· يتأكد من نظامية عدد ساعات الطالب بعد الحذف والإضافة.
· يتأكد من استيفاء جميع بيانات بطاقة الحذف والإضافة.
· يعتمد البطاقة ويرسلها إلى مكتب التسجيل.
· يحتفظ بنسخة من بطاقة الحذف والإضافة.
4- إرشاد الطالب المتأخر دراسيا وتوجيهه:
· يضع المرشد آلية للاتصال بطلابه عند الحاجة.
· يُسلم الطالب إنذارات الغياب أو التأخر الدراسي بالتنسيق مع مكتب التسجيل.
· يُعد قائمة بالطلاب المتأخرين دراسيا.
· يُحدد اجتماعا مع هؤلاء الطلاب.
· يُوصلهم إلى قناعة بتأثير تأخرهم الدراسي على مستقبلهم.
· يُشاركهم في وضع خطة لمعالجة ذلك بالتنسيق مع ادارة الكلية.

5- التواصل والتنسيق مع الاخصائى الاجتماعى أو النفسى أو الطبى:
· على المرشد الأكاديمي أن يعلم أن الإرشاد الأكاديمي هو جزء مهم من الإرشاد الطلابي.
· يضع في اعتباره أن إرشاد الطالب ورعايته وتوجيهه مسؤولية جماعية.
· يُشرك باقى الاخصائيين وادارة الكلية في الأعمال ذات الصبغة الإرشادية أو التى تحتاج برامج علاجية.
· يُحول الحالات الاخصائيين الاجتماعيين او النفسيين أو الطبيين فى سرية تامة متى تطلب الأمر ذلك.

6- تجهيز ملف خاص بالمرشد الأكاديمي ويحوي الآتي:
· اسم المرشد ـ شعار المجموعة ـ عدد الطلاب.
· معلومات عن الإرشاد.
· أسماء الطلاب , وشعبهم , وأرقامهم الأكاديمية.
· كشف حضور وغياب الطلاب.
· الخطة الزمنية لبرنامج الإرشاد.
· اللقاءات الجماعية.
· المقابلات الفردية.
· نسخة من أي برنامج نُفـــذ مع الطلاب.